Qu’est-ce qui est déjà fait aujourd’hui pour accompagner les projets en difficulté ? Pas que d’un point de vue outils numériques, mais aussi humain : comment les membres actifs s’impliquent pour aider les projets à avancer ?
En pratique, ce qu’on fait déjà ponctuellement :
un membre actif rejoint un projet, en se focalisant sur l’aide organisationnelle : mettre en place les réunions de point bimensuelles ou mensuelles régulières avec compte-rendus, répertorier et suivre les actions dans un outil de gestion de tâches (OpenProject maintenant), encourager le partage des données et documents de travail sur le NextCloud.
mail / chat / appel téléphonique avec les membres faisant partie d’une équipe projet, avec un focus sur la compréhension des difficultés personnelles et liées à l’organisation projet pour avancer. Sans juger, et en tentant d’inclure la personne dans l’identification des causes, et des solutions possibles. Les feedbacks peuvent notamment être répertoriés dans le fichier de traitement des feedbacks et des tensions.
Quelques idées que l’on pourrait mettre en oeuvre :
se fixer de communiquer sur les projets en souffrance (à l’heure de l’écriture de ce post, on pense notamment à Dryade, propulsion par DPF, Gravee…) sur les différents vecteurs de com de l’asso, en faisant des appels à contribuer / reprendre le projet
systématiser la démarche d’inclusion de membres actifs dans ces projets en souffrance pour structurer l’organisation
proposer un échange téléphonique / présentiel régulier (trimestriel ?) entre les référents projets et une ou deux personnes du cercle projet, pour un point sur les difficultés rencontrées, les besoins d’aide, etc.
C’est une base de discussion et de travail, à compléter
C’est intéressant cette question. J’ai une question : comment détecte t-on un projet en difficulté ? Est-ce par demande d’aide du projet lui-même, ou alors y a t-il des critères qui déclenchent une « balise rouge » ?
Autre insertion : un groupe de volontaire ‹ project rescue › est-il envisageable, pour identifier les personnes capables et volontaires pour ce type d’aide organisationnelle ?
Intuitivement, c’est un projet qui n’utilise plus les outils de la plateforme : pas d’échange forum dans les 3 derniers mois, pas d’upload nextcloud, tâches openproject dépassées ou absentes, pas de mise à jour dans les 3 derniers mois des pages projet…
Jusqu’ici c’est moi qui m’assure de jeter un coup d’oeil régulièrement à tous les espaces projets pour « prendre le pouls » de chacun.
Et j’adore l’idée de la « project rescue team » (peut-être parce que je sors tout juste d’une petite session de Counter Strike GO ;o).
Au lieu d’un seul membre actif qui rejoint un projet pour le relancer, ça pourrait être 3 ou 4 personnes, qui s’engagent pour une donnée déterminée (3 mois ?) pour relancer un projet ?
Une action pour le cercle projet ?
Il y a plusieurs moyens de détecter les projets en difficulté.
Le plus évident et facile à détecter est si un membre (du projet ou en dehors) demande de l’aide. Des outils pourraient être ajoutés, comme un bouton d’alerte activé par ce membre.
Le niveau d’activité est un autre indicateur, que ce soit à travers les messages forums, les dates de publication, … Ca rejoint ce que dit @damien.hartmann. L’observation dans les projets est la manière la plus simple, mais demande le plus d’effort. J’espère voir un tableau de bord à l’avenir et l’émission automatique de messages d’alerte pour faciliter la détection.
Mais comme dit Damien sur ce post (Prochains grands chantiers sur la pédagogie), le processus d’assistance doit aussi être préparé, sinon ça risque d’être un coup d’épée dans l’eau.
Pour ce qui est du tableau de bord, je confirme que WebU est dessus, j’ai transmis tous les éléments préliminaires tels que discutés et je fais mon point hebdo avec eux demain, sachant qu’il y a des indicateurs relativement faciles à remonter et d’autres beaucoup moins. Je vous ferai un débrief ici en fonction des retours.
@frederik.varlet comme convenu, ci-après quelques éléments relatifs au sujet « Dashboard » sur la vie des projets, vu avec Camille (WebU) ce jour :
Indicateurs de projets
le nombre de membres, => OK, on peut remonter l’info depuis le portail
le nombre de jours depuis la dernière connexion, => OK, on peut remonter l’info depuis le portail
le nombre de jours de connexion par mois, => inexistant mais possible dans le portail, nécessite des précisions : qu’est-ce qu’un jour ? => Préciser « jour différent » (on compte 1 pour au moins 1 une connexion / jour ?). Attention à la pertinence en fonction du nombre d’utilisateurs liés au projet (pas pareil si projet avec 2-3 utilisateurs et projet avec 10-15…).
Pour les indicateurs suivants :
le nombre de mouvements au cours des 30 derniers jours (ex : dépôts de documents dans le cloud, messages sur le forum du projet, activités Git, …).
le nombre de tâches terminées sous OpenProject au cours des 30 derniers jours (Mais est-ce que cet indicateur vous serait vraiment utile ?)
-> Nécessité de récupérer les infos via les API des différents outils
OpenProject : la liste des dernières activités du projet
Discourse : la liste des derniers messages/sujet ? du projet ?
Nextcloud : la liste des dernières activités ?
Git : la liste des dernières activités ?
=> Ces données remontées des différents outils pourront être intégrées à un « Dashboard » permettant d’avoir rapidement une vision de ce qui évolue (ou pas) sur un projet. Mais si on part là dessus, il nous faut vérifier que les API vont bien nous permettre d’accéder à ces données (sans y passer trop d’heures de développement).
Le côté positif si on y arrive c’est que ça ouvre la possibilité de centraliser certaines informations pour les afficher aux membres sur le portail, par exemple le flux d’activités d’OpenProject dans les pages projets du site… ou l’idée d’inclure un weblog pour avoir des news du projet…
Je pense à 1 jour pour l’ensemble des connexions durant une journée, quelque soit le nombre de membres du projet. L’idée est de voir rapidement si un projet a été actif durant chaque mois, et détecter s’il y a eu une baisse conséquente de jours de connexions, indépendamment du nombre de membres.
Concernant l’utilité de cet indicateur, seul, il ne sert pas à grand chose. Accompagné des autres indicateurs d’activités, ça permet éventuellement de voir si des tâches sont terminées, même si aucune publication n’est faite, par exemple.
En tout cas, je pense que ça peut être vraiment sympa de disposer de ces indicateurs. Et j’espère que ça peut être utile aux membres des projets, pour voir si leur projet avance bien ou pour les inciter à demander de l’aide.
