Revue de l'avancement des projets

Open Space Makers Cercle projets
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Je mets ici en vrac quelques idées émises par @francois.brule lors d’une discussion ce soir à l’Electrolab.

Au-delà des critères de contenu minimal de démarrage d’un projet Fédération, il propose notamment que chacun des projets soit revu tous les 3 ou 4 mois par le “comité” (cercle ?) projet pour faire un état de l’avancement et des évolutions depuis le dernier point de passage. Ce comité contacterait l’équipe projet en l’absence de progrès affiché pour en savoir plus sur les raisons (oubli de documentation ? manque de temps de l’équipe ? manque de motivation ?..) et pour proposer des pistes d’accompagnement. En l’absence répétée de retours ou à la demande de l’équipe projet (plus de bande passante dispo dans le futur proche, par exemple), cela conduirait au passage à l’état de brouillon du projet.
Tout cela dans le but de s’assurer que les projets menés sur la plateforme sont vivants, et de s’assurer que l’accompagnement adéquat est apporté aux équipes.

A discuter, de mon côté je suis bien en phase.

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C’est une bonne idée de proposer un accompagnement de la sorte.

Par contre, pas sûr que ça revient au cercle projet de s’en occuper. Le cercle donne plutôt des recommandations générales, et fait office de Think tank. Il ne se focalise pas sur des projets en particulier. Je ne suis pas sûr que ça entre dans le périmètre du cercle au final.

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Je suis d’accord sur le fait qu’il faut proposer un accompagnement aux projets pour leur donner toutes les chances d’aboutir par contre je suis défavorable sur la méthode pour plusieurs raisons (peut-être, il s’agit juste d’un problème de wording).

En préalable : Le contenu minimal de démarrage d’un projet Fédération a été défini sur des critères objectifs visant à maximiser les chances de collaboration sur le projet. Heureusement, en aucun cas il n’y a un jugement sur la pertinence ou pas du projet.

Dans cette logique imposer un « comité » visant à mesurer de manière récurrente l’avancement, les évolutions et les progrès du projet me parait en opposition avec la logique Fédération et en particulier avec la charte car :

• Les projets ont le droit de construire leur plan de développement comme ils le souhaitent. C’est à eux de définir s’il y a des revues et de définir qui y inviter.

• Le modèle Fédération est décentralisé et la gouvernance de chaque projet revient au projet même. Une ingérence des membres actifs ou de tout « comité » extérieur au projet sur l’état d’avancement ou la performance du projet ne me semble pas opportun, d’autant plus cela est contraire à la charte et aux règles de PI car, pendant la phase de développement, des projets peuvent être restreint qu’à l’équipe projet qui décide à qui donner les accès. Aller dans cette direction nécessite de revoir la « Charte Fédération ».

• Même si ce n’est pas l’objet ici, je préfère le dire, je suis défavorable à l’instauration d’un « Comité » de type « comité scientifique » qui me semble une chimère dans le cadre de Fédération. Cela pour les raisons ci-dessus mais aussi parce que je pense que cela poserait beaucoup de problèmes de légitimité. Qui seraient les heureux « détenteurs du savoir » capables de juger les avancée d’un projet ? Par exemple, à titre personnel, j’estime que je n’ai aucune légitimité pour statuer sur l’état d’avancement mené par un projet sauf si je fais partie du projet. Un tel comité introduirait un modèle centralisé incompatibles d’une organisation holacratique. Aller dans ce sens nécessite de revoir les statuts associatifs et la charte Fédération

• Quelle est la durée d’un projet amateur ? Aucune idée ! Cela dépend d’une multitude de paramètre, dont le peu de temps que les personnes peuvent y consacrer. Mais il est essentiel que cela ne devient pas une contrainte car je pense que ça amènerait au départ de beaucoup de personnes et sacrifierait la dimension « plaisir ».

Cela dit je pense que la question est très pertinente et que des choses devraient être mises en place pour répondre aux enjeux suivants :

  1. Accompagner et soutenir les projets pour leur donner toutes les chances d’aboutir :

Pour le comment et le qui je continu dans un autre sujet ici

  1. Alimenter la dynamique collaborative et faire que la plateforme ne se transforme pas en un cimetière de projets démarré et jamais poursuivi.
    Plutôt que la mesure de l’avancement, ou le progrès de projets, je propose qu’on introduit des critères objectif et mesurables sur la dynamique collaborative ou tout simplement de l’activité numérique d’un projet donné. Ces indicateurs seraient plutôt destinés aux membres actifs OSM pour identifier les projets qui nécessitent (ou pas) un coup de pouce, mettre en place les actions de soutien et permettre de concentrer l’action collective pour aider ceux qui en ont besoin et sohuaitent être aidés.

A titre d’exemple :

• Mises à jours des espaces dédiés sur la plateforme : cela alerte sur des éventuels problèmes de bande passante ou de motivation de la part du projet. La définition de seuils temporels permettrait effectivement d’identifier la criticité du problème. A 4 mois d’inactivité on propose du soutien à l’équipe et aux porteurs à 1 an on estime que le projet est orphelin et on cherche une nouvelle famille d’accueil.

• Utilisation des outils : cela peut indiquer des problèmes de méthodologie, ou des difficultés de communication au sein de l’équipe. Cela peut dépendre de la phase du projet et des activités hors plateforme (à creuser) mais ça devrait déclencher une action de membres actifs.

• Taille de l’équipe et évolution du nombre de membre de l’équipe : cela indique que le projet est au complet ou que l’équipe a du mal à mobiliser la communauté sur le projet pour le développer. A terme cela peut conduire à un arrêt du projet, d’où une action des membres actifs pour chercher des solutions lorsque l’équipe projet est d’accord.

• D’autres indicateurs?

Ces indicateurs et les actions en découlant ne doivent pas être intrusifs vis-à-vis des projets. Ils devraient s’appuyer sur des stat automatisée sur l’utilisation de la plateforme.