Niveau de documentation exigé pour qu'un projet soit éligible au support financier Fédération

Lors de la téléconférence bi-hebdomadaire de la semaine dernière, nous avons longuement abordé les exigences de documentation vis-à-vis des projets lancés sur la plateforme, dans l’optique de donner un seuil à partir duquel ils seraient éligibles au support financier.

En points de référence, on a d’un côté le Guide Normatif Simplifié du CNES, et de l’autre des exemples de formulaires simplifiés de demande de subvention. Il semble pertinent de trouver un modèle intermédiaire pour Fédération, qui prend à la fois en compte le fait que l’on travaille sur des projets de matériel spatial, et le fait que l’on soit dans un environnement amateur / DIY dans lequel il faut prendre garde à ne pas ensevelir la motivation et l’enthousiasme sous les prérequis documentaires.

Ce qui me vient à l’esprit dans le cadre Fédération, c’est que le dossier devrait être formalisé sur les pages dédiées au projet, et pas sur un document .pdf à télécharger.

@frederik.varlet @jean.philippe.blanchard @launchy vous qui êtes pour les premiers membres du “cercle projets”, vous lancez les premières bases de la normalisation de la documentation projet Fédération ? :wink:

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Heureusement qu’il est simplifié leur Guide normatif !!!

j’ai l’expérience de ce type d’exercice puisque j’ait fait deux projets subventionnés par l’Agence Nationale de la Recherche ANR l’un comme membre et l’autre comme chef de file de consortium ; j’ai été membre d’un des comités de sélections de l’ANR pendant quatre ans dont deux ans comme vice-président et je suis actuellement membre d’un comité de suivi des projets retenus les années précédentes.

A titre d’exemple je transmets le plan type d’un projet de sousmission

Abstract

Developments since preliminary submission

1 Project context and positioning and aims of detailed proposal

1.1 Project context, positioning
1.2 Aims, ambitious innovative nature of the project
1.2.1 aims and project positioning
1.2.2 Scientific objective #1: Modelling constraints and compromises
1.2.3 Scientific objective #2: Design of the project
1.2.4 Scientific objective #3: Design and validation of interfaces
1.2.5 Technological objective: Development of solution

1.3 General state of the art of the project
1.3.1 State of the art
1.3.2 Projects related to this project
1.3.3 Preliminary results obtained by consortium members

2 Scientific and technical programme, project organisation

2.1 Project global structuring
2.2 Description of work per task
2.2.1 Task T1: Modelling of constraints and compromises specific to the field
2.2.2 Task T2: Robust delivery round planning the project
2.2.3 Task T3: Design and validation of interfaces for delivery round selection
2.2.4 Task T4: Experimentation
2.2.5 Task T5: Project coordination
2.3 Provisional programme
2.4 Justification of resources requested by each partner
2.4.1 Partner 1:
2.4.2 Partner 2:
2.4.3 Partner 3:…
2.5 Short CVs of main project players
2.5.1 Short CV of coordinator
2.5.2 Short CVs
2.5.3 Short CVs …
3 Project impact, promotion, protection and results implementation strategy
4 Conclusion
5 Bibliographic references

Ce genre d’exercice peut être très lourd en charge notamment pour le coordinateur qui doit rédiger la copie finale. Juste une idée de la charge, pour mon dernier projet il m’a fallut une dizaine de jours pleins de compilation, unification, rédaction, chaque autre partenaire 2 à 3 jours pleins … et un mois et demi de délai ! le document final devait rester inférieur à 30 pages. au vu de ce que propose le CNES on en est au moins là !!!

et à mon avis le document formulaires simplifiés de demande de subvention devrait servir de base pour l’enrichir raisonnablement.

On peut aussi s’inspirer de https://generation-iss.fr/ le projet de participation des étudiants au prochains vol de Thomas Pasquet. L’astronaute français de l’ESA devrait repartir dans l’espace fin 2020, début 2021. Il emportera avec lui une expérience, un dispositif artistique, médiatique, technologique ou encore scientifique réalisés par des étudiants français

Bonne idée de faire un formulaire internet pour cadrer la réponse (prévoir de quoi télécharger des images à chaque §)

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Bonjour à tous,
En fait le document est bien pour avoir une documentation finalisée, mais histoire de ne pas décourager les candidats, ne serait-il pas pertinent de mettre en place une première phase en early stage ?
L’idée est que le candidat commence à documenter le projet sous forme d’une courte présentation et donc de pouvoir pré-sélectionner les projets.
Pourquoi ? Beaucoup de porteurs de projets ont besoin pour bien documenter d’être accompagnés dans leur démarche de compilation et de documentation pour rendre l’information accessible. Le webform est parfait pour cette phase :slight_smile:

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Bonsoir à tous,

Je suis du même avis que David. Il faut éviter de décourager les futurs porteurs de projet par une procédure trop lourde. Nous sommes ici dans un contexte associatif.
Je pense à 2 phases :

  • Un early stage, comme suggéré par David. Et on simplifie au maximum cette étape, juste pour identifier les projets intéressants et clarifier les points qui demandent à l’être.
  • Une seconde phase est plus descriptive en revanche, avec un accompagnement si besoin
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Bonjour à tous,

Modeste contribution à ce sujet très important, avec proposition ci-dessous, un peu intermédiaire entre la complexité du guide normatif et un mode de fonctionnement qui ne permettrait pas de faire une distinction suffisante sur des projets potentiellement éligibles à un support financier (qui doit quand même être, à mon sens, justifié).

J’ai eu l’occasion il y a quelques temps de travailler sur un appel à idées de l’ESA (pour le compte de Dassault Aviation, et à titre “gracieux” car complètement en dehors de mon travail quotidien) et cet appel à idées est normalisé par l’ESA avec les paragraphes suivants :

  1. / 2. Titre / Catégorie (dans quel domaine elle s’inscrit)
  2. Courte description de l’idée (avec schéma si nécessaire)
  3. Éléments préliminaires de “business case” (qui pourrait être remplacé ici par l’apport technique/technologique de l’idée en question et son utilité, à fusionner avec le § suivant)
  4. Bénéfices attendus pour le secteur spatial ou le sous-domaine considéré
  5. Durée du projet (important pour donner une vision et ne pas perdre des contributeurs en route)
  6. Identification des technologies requises
  7. Informations sur l’entité/personne qui propose l’idée
  8. Avancement de l’implémentation de l’idée (est-elle basée sur des éléments déjà existants ou faut-il partir de zéro ?)
  9. Support attendu de l’ESA (ici de la Fédération et/ou du CNES)

Pour le projet en question, ça faisait 8 pages, je pense que 10 devrait être un maximum pour une première approche, avec effectivement un formulaire Web, mais avec possibilité de le formaliser en PDF si besoin et à des fins d’archivage.

Plus généralement et même si ce n’est pas ici le cœur de ce sujet, il y aura peut être à prévoir une étape “constitution de l’équipe” (ça peut correspondre au §8) même si ça a vocation à évoluer dans le temps, ça permet à chacun de voir qui participe sur quel projet et sur quelle partie du projet lorsque ceux-ci sont un peu complexes et on aura l’occasion de revenir sur le jalonnement).

Hope this helps, à vous lire.

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Je pense que ton approche est à privilégier. Ayant participé à plusieurs appels pour financer des projets “early stage”. Je vais mettre à disposition les différentes trames qui sont demandés. le critère de 10 pages semble aussi un bon compromis entre détail et concisions.

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Au sujet du critère de 10 pages, on pourrait potentiellement l’alléger en fonction du niveau de documentation du projet déjà disponible sur la plateforme.
On peut exiger des critères de documentation minimum déjà disponibles sur la plateforme, par exemple que la fabrication d’un premier prototype soit déjà documentée (sans exiger qu’il ait été fabriqué).

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voici un exemple de projet documenté (pas une demande de subvention) dont la structure me semble plutôt pas mal http://www.openspaceagency.com/ultrascope. Sans doute pas adapté pour la subvention … mais par contre pour le suivi et le partage projet

Salut !
@ewen et moi venons de regarder l’appel a projet de Mozilla et on vient de se rendre compte que il est plus adapte au Open 3D clinostat que a la platforme Federation. On vient de etudier leur formulaire et nous pensons que c’est une belle inspiration pour notre propre appel a projet. Nous proposons donc que au lieu de remplire notre fichier d’hier tu essaye de remplir le doc Mozilla avant le vendredi. Nous allons praboblement postuler avec Open 3D clinostat en temps que une demand de subvention pour un projet Federation. Cela peut aussi etre PING, Ewen va appeller Julien pour lui en parler
Voici le doc. https://drive.google.com/open?id=1iE6MCJ7g-S_aC33_5OnhuGFEgpIs4bU3jZOozloH0iEIl faut qu’on summet le Initial Funding Concept/Letter of Intent pour le 27 et donc il va faloir que on le traduise un ENG. Est-ce que tu est partant pour cette mission :wink: ? Il faut que tu remplisses les paragraphes de description du projet. Et si tu préfères en français je peux traduire, Ewen peut faire des relectures et coordonner sur l’edition des textes
C’est une belle opportunité pour Open 3D Clinostat, on en parle vite

le lien fait un 404 … vérifie s’il te plait

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Bien le bonjour à tous, voici un drive pour trois concours de startup technologiques avec un dossier assez allégé mais néanmoins très complet. Vous noterez:

  • Le concours Out of Labs, qui demande une présentation générale du projet
    ** Je pense qu’il faudrait surtout s’inspirer de celui-là, il permet d’aborder tous les aspects du projet
  • Le concours Norbert-Segard qui demande à ce que l’on se focalise beaucoup plus sur la description technique du projet
    ** Risque de décourager les moins technos d’entre-nous mais serait en accord avec notre politique de développer des systèmes spatiaux Open-source
  • Le concours Etincelle qui met beaucoup plus l’accent sur les méthodes, risques et ambition du projet

Pour avoir participé à chacun d’entre eux, la charge de travail reste raisonnable pour celui qui postule puisqu’il ne faut produire “que” 10 pages et elle permet de balayer l’ensemble des aspects du projet. Ensuite, pour le jury, la lecture est relativement aisée du fait du devoir de concision demandé

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peux tu me donner accès au drive ?

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Bonsoir @furtif, est-il possible d’accéder au drive ?
Merci :slight_smile:

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@launchy Merci pour la remarque, je viens de passer le dossier en public normalement. Merci de me dire si c’est bon

C’est bon je regarde ce WE. Merci

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J’ai essayé de faire une compilation structurée des différents questionnaires

IDENTIFICATION DU PROJET
Nom du projet
Identifiant projet fourni par Fédération OSM
Date de dépôt
Résumé
Site Web Projet
Catégorie du projet

COMPOSITION DE L’EQUIPE (QUI)
COORDINATEUR
Nom Prénom
Organisation
Adresse
Téléphone
Mail
Skype
CV
AUTRES MEMBRES
Nom Prénom
Organisation
Adresse
Téléphone
Mail
Skype
CV

AUTRES RESSOURCES SOUHAITEES
Demandes d’expertises, de partenariats …

DESCRIPTION DU PROJET (QUOI)
Description succinte du projet
Etat de l’art
Mise en valeur du niveau d’innovation
Apport du projet au domaine
Impact sociétal, environnemental, économique
Niveau actuel du projet
Niveau souhaité d’aboutissement dans le cadre de cette demande

CONTEXTE (OÙ)
Environnement du projet
Caractérisation du marché
Concurrence
Analyse de risque WSOT
Bibliographie

PLANNING (QUAND)
Durée du projet
Ressources mobilisées (H/J,
Macroplan (tâches/responsable/ressources, GANT)
Planification détaillées (taches/sous-taches décrites avec responsables et participants / ressources détaillées)

METHODOLOGIE (COMMENT)
Méthodologie de mise en œuvre
Stratégie de développement
Etapes du projet de R&D
Identification des technologies requises
Points de difficultés à lever

BUDGET (COMBIEN)
Coût global (H/J matériel logiciel prestations …)
Coût détaillé par taches/sous taches
Ressourses financières nécessaires
% d’autofinancement et autres ressources
Support attendu de la Fédération

MOTIVATION DES ACTEURS (POURQUOI)
Sens de votre engagement au sein de la Fédération
Raisons du développement du projet
Motivation de l’équipe

ANNEXES
CVthèque
Bibliographie

De quoi choisir pour différents types de niveau de subvention le niveau de détail …

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Merci Jean-Philippe, je trouve que c’est une base très pratique pour servir de plan pour l’organisation de la page “vitrine” des projets.
Je pense que dans le cadre de Fédération, nous allons retirer la partie CV / CVthèque, et toute la partie coordonnées sera reportée aux profils des membres (profils qui ne seront plus accessibles qu’aux utilisateurs inscrits sur la plateforme à partir de la version 1.1.0), mais pour le reste partons là-dessus ! Il faudrait créer une page dédiée de la plateforme (dans la partie “Apprendre” ou “Démarrer”), tu es prêt à prendre le point ?

Bonjour et merci pour cette synthèse très détaillée,

Je me permets d’apporter quelques considérations car il y a certains points qui m’interpellent un peu :grinning:.

De manière générale j’ai l’impression qu’on se dirige vers une logique proche de celle d’un guichet pour « start up » qui privilégie la rentabilité économique plutôt que le développement collaboratif et open source entre passionnés. Cela va dans le sens d’une « professionnalisation » des makers plutôt que vers l’accompagnement de tous les motivés.

Sur les champs proposés :

1 - « IDENTIFICATION DU PROJET et COMPOSITION DE L’EQUIPE » : je pense que le niveau de détail demandé par ces champs n’est pas nécessaires car normalement pour être éligibles au support, les projets doivent être menés dans le cadre de la communauté Fédération et documentés sur la plateforme. Ces informations sont déjà disponibles.

2 - « DESCRIPTION DU PROJET » :

Pourquoi demander la « Mise en valeur du niveau d’innovation » ?

Est-ce que seul les projets qui proposent de solution innovantes seront soutenus ? Qui jugera de cela ? Il n’est pas déjà assez « innovant » de vouloir développer de l’Open Source Hardware de manière collaborative dans un environnement amateur ?

Plutôt que parler d’innovation et de « Apport du projet au domaine » je centrerai la question autour de la « mise en valeur des savoir-faire, des connaissances et du matériel spatial libre développés » (il s’agit de ce qu’on met dans le pot commun pour la « communauté)

Je suis très sensible à l’« Impact sociétal, environnemental, économique ». Cependant, pourquoi exclure du support tous ceux qui mènent des projets pour la simple raison qu’ils aiment le faire ? L’inclusion n’est pas un des valeurs de Fédération ?

3- CONTEXTE

Pourquoi demander des éléments de « Business Model » tels que « Caractérisation du marché, Concurrence, Analyse de risque SWOT » ? Pourquoi ces éléments liés à la rentabilité économique ? Je ne pense pas que Fédération ait vocation à aller vers « l’industrialisation » du matériel open source développé. Bien évidemment tout spin-off à partir de ce qui est développé dans Fédération serait génial et bienvenue mais c’est plutôt dans un autre cadre…

4 – METHODOLOGIE :

Pourquoi demander des « Etapes du projet de R&D » ? Il me parait compliqué de demander un effort en R&D par défaut alors que les difficultés pour reproduire en OSH des technologies éprouvées sont déjà importantes.

Au final, je pense que la demande devrait porter essentiellement sur la description du verrou (technique, financier, juridique, etc.) que le support financier permet de lever et qui permet à l’équipe du projet d’arriver à un état de maturité suffisante pour publier les sources du projet (engagement sur la date?)

Une fois que tous ces critères sont figés, quel‘est le processus de sélection ?

Je pense aussi qu’une discussion est nécessaire pour savoir quel ’est le contenu minimum pour être considéré un projet dans le cadre de Fédération au-delà des aspects de supports financiers. Je vais ouvrir un sujet sur cela.

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Je rebondis sur ce sujet, à la lumière de ce que nous avons établi dans ce thread comme informations minimales pour passer du statut d’idée de projet à celui de pré-projet. Et j’intègre en même temps les retours de Fabio.

Ce qui donnerait à aujourd’hui comme éléments à faire apparaître sur la vitrine, au-delà des points demandés dans la phase initiale de création de projet :

1- STATUT DU PROJET
Niveau actuel du projet
Niveau souhaité d’aboutissement dans le cadre de cette demande : description du verrou (technique, financier, juridique, etc.) que le support financier permet de lever et qui permet à l’équipe du projet d’arriver à un état de maturité suffisante pour publier les sources du projet

2- PLANNING
Planification détaillée des prochaines étapes (taches/sous-taches décrites avec responsables et participants / ressources détaillées)

3- METHODOLOGIE
Méthodologie de mise en œuvre
Stratégie de développement
Identification des technologies requises
Points de difficultés à lever

4- BUDGET
Coût global
Coût détaillé par tâche/sous-tâche
Ressources financières nécessaires
% d’autofinancement et autres ressources
Support attendu de la Fédération

Je propose notamment d’enlever la partie sur les motivations, celles-ci devant être claires par l’engagement de l’équipe projet jusqu’à ce point, qui sera de toute façon bien visible au travers des échanges sur la plateforme.

Processus de sélection
Pour le moment le processus de validation envisagé est que c’est le bureau de l’association qui prend la décision de supporter sur le plan financier un projet, sur la base des critères rendus publics. Les délibérations ayant conduit à la décision devant être clairement publiées.
J’imagine que dès que le cercle “Projets” se sera structuré, ce sera à lui qui reviendra cette responsabilité de validation du support.

Super, je pense qu’il serait mieux que ces informations figurent dans l"Espace Projet" pour ne pas saturer la vitrine et pouvoir bénéficier des fonctionnalités de la plateforme en créant des pages dédiés

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