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Niveau de documentation exigé pour qu'un projet soit éligible au support financier Fédération


(Damien) #1

Lors de la téléconférence bi-hebdomadaire de la semaine dernière, nous avons longuement abordé les exigences de documentation vis-à-vis des projets lancés sur la plateforme, dans l’optique de donner un seuil à partir duquel ils seraient éligibles au support financier.

En points de référence, on a d’un côté le Guide Normatif Simplifié du CNES, et de l’autre des exemples de formulaires simplifiés de demande de subvention. Il semble pertinent de trouver un modèle intermédiaire pour Fédération, qui prend à la fois en compte le fait que l’on travaille sur des projets de matériel spatial, et le fait que l’on soit dans un environnement amateur / DIY dans lequel il faut prendre garde à ne pas ensevelir la motivation et l’enthousiasme sous les prérequis documentaires.

Ce qui me vient à l’esprit dans le cadre Fédération, c’est que le dossier devrait être formalisé sur les pages dédiées au projet, et pas sur un document .pdf à télécharger.

@frederik.varlet @jean.philippe.blanchard @launchy vous qui êtes pour les premiers membres du “cercle projets”, vous lancez les premières bases de la normalisation de la documentation projet Fédération ? :wink:


(BLANCHARD Jean-Philippe) #2

Heureusement qu’il est simplifié leur Guide normatif !!!

j’ai l’expérience de ce type d’exercice puisque j’ait fait deux projets subventionnés par l’Agence Nationale de la Recherche ANR l’un comme membre et l’autre comme chef de file de consortium ; j’ai été membre d’un des comités de sélections de l’ANR pendant quatre ans dont deux ans comme vice-président et je suis actuellement membre d’un comité de suivi des projets retenus les années précédentes.

A titre d’exemple je transmets le plan type d’un projet de sousmission

Abstract

Developments since preliminary submission

1 Project context and positioning and aims of detailed proposal

1.1 Project context, positioning
1.2 Aims, ambitious innovative nature of the project
1.2.1 aims and project positioning
1.2.2 Scientific objective #1: Modelling constraints and compromises
1.2.3 Scientific objective #2: Design of the project
1.2.4 Scientific objective #3: Design and validation of interfaces
1.2.5 Technological objective: Development of solution

1.3 General state of the art of the project
1.3.1 State of the art
1.3.2 Projects related to this project
1.3.3 Preliminary results obtained by consortium members

2 Scientific and technical programme, project organisation

2.1 Project global structuring
2.2 Description of work per task
2.2.1 Task T1: Modelling of constraints and compromises specific to the field
2.2.2 Task T2: Robust delivery round planning the project
2.2.3 Task T3: Design and validation of interfaces for delivery round selection
2.2.4 Task T4: Experimentation
2.2.5 Task T5: Project coordination
2.3 Provisional programme
2.4 Justification of resources requested by each partner
2.4.1 Partner 1:
2.4.2 Partner 2:
2.4.3 Partner 3:…
2.5 Short CVs of main project players
2.5.1 Short CV of coordinator
2.5.2 Short CVs
2.5.3 Short CVs …
3 Project impact, promotion, protection and results implementation strategy
4 Conclusion
5 Bibliographic references

Ce genre d’exercice peut être très lourd en charge notamment pour le coordinateur qui doit rédiger la copie finale. Juste une idée de la charge, pour mon dernier projet il m’a fallut une dizaine de jours pleins de compilation, unification, rédaction, chaque autre partenaire 2 à 3 jours pleins … et un mois et demi de délai ! le document final devait rester inférieur à 30 pages. au vu de ce que propose le CNES on en est au moins là !!!

et à mon avis le document formulaires simplifiés de demande de subvention devrait servir de base pour l’enrichir raisonnablement.

On peut aussi s’inspirer de https://generation-iss.fr/ le projet de participation des étudiants au prochains vol de Thomas Pasquet. L’astronaute français de l’ESA devrait repartir dans l’espace fin 2020, début 2021. Il emportera avec lui une expérience, un dispositif artistique, médiatique, technologique ou encore scientifique réalisés par des étudiants français

Bonne idée de faire un formulaire internet pour cadrer la réponse (prévoir de quoi télécharger des images à chaque §)


(David ROCHELET) #3

Bonjour à tous,
En fait le document est bien pour avoir une documentation finalisée, mais histoire de ne pas décourager les candidats, ne serait-il pas pertinent de mettre en place une première phase en early stage ?
L’idée est que le candidat commence à documenter le projet sous forme d’une courte présentation et donc de pouvoir pré-sélectionner les projets.
Pourquoi ? Beaucoup de porteurs de projets ont besoin pour bien documenter d’être accompagnés dans leur démarche de compilation et de documentation pour rendre l’information accessible. Le webform est parfait pour cette phase :slight_smile:


(Frédérik VARLET) #4

Bonsoir à tous,

Je suis du même avis que David. Il faut éviter de décourager les futurs porteurs de projet par une procédure trop lourde. Nous sommes ici dans un contexte associatif.
Je pense à 2 phases :

  • Un early stage, comme suggéré par David. Et on simplifie au maximum cette étape, juste pour identifier les projets intéressants et clarifier les points qui demandent à l’être.
  • Une seconde phase est plus descriptive en revanche, avec un accompagnement si besoin

(Nicolas Warin) #5

Bonjour à tous,

Modeste contribution à ce sujet très important, avec proposition ci-dessous, un peu intermédiaire entre la complexité du guide normatif et un mode de fonctionnement qui ne permettrait pas de faire une distinction suffisante sur des projets potentiellement éligibles à un support financier (qui doit quand même être, à mon sens, justifié).

J’ai eu l’occasion il y a quelques temps de travailler sur un appel à idées de l’ESA (pour le compte de Dassault Aviation, et à titre “gracieux” car complètement en dehors de mon travail quotidien) et cet appel à idées est normalisé par l’ESA avec les paragraphes suivants :

  1. / 2. Titre / Catégorie (dans quel domaine elle s’inscrit)
  2. Courte description de l’idée (avec schéma si nécessaire)
  3. Éléments préliminaires de “business case” (qui pourrait être remplacé ici par l’apport technique/technologique de l’idée en question et son utilité, à fusionner avec le § suivant)
  4. Bénéfices attendus pour le secteur spatial ou le sous-domaine considéré
  5. Durée du projet (important pour donner une vision et ne pas perdre des contributeurs en route)
  6. Identification des technologies requises
  7. Informations sur l’entité/personne qui propose l’idée
  8. Avancement de l’implémentation de l’idée (est-elle basée sur des éléments déjà existants ou faut-il partir de zéro ?)
  9. Support attendu de l’ESA (ici de la Fédération et/ou du CNES)

Pour le projet en question, ça faisait 8 pages, je pense que 10 devrait être un maximum pour une première approche, avec effectivement un formulaire Web, mais avec possibilité de le formaliser en PDF si besoin et à des fins d’archivage.

Plus généralement et même si ce n’est pas ici le cœur de ce sujet, il y aura peut être à prévoir une étape “constitution de l’équipe” (ça peut correspondre au §8) même si ça a vocation à évoluer dans le temps, ça permet à chacun de voir qui participe sur quel projet et sur quelle partie du projet lorsque ceux-ci sont un peu complexes et on aura l’occasion de revenir sur le jalonnement).

Hope this helps, à vous lire.


(Cedric) #6

Je pense que ton approche est à privilégier. Ayant participé à plusieurs appels pour financer des projets “early stage”. Je vais mettre à disposition les différentes trames qui sont demandés. le critère de 10 pages semble aussi un bon compromis entre détail et concisions.


(Damien) #7

Au sujet du critère de 10 pages, on pourrait potentiellement l’alléger en fonction du niveau de documentation du projet déjà disponible sur la plateforme.
On peut exiger des critères de documentation minimum déjà disponibles sur la plateforme, par exemple que la fabrication d’un premier prototype soit déjà documentée (sans exiger qu’il ait été fabriqué).


(BLANCHARD Jean-Philippe) #8

voici un exemple de projet documenté (pas une demande de subvention) dont la structure me semble plutôt pas mal http://www.openspaceagency.com/ultrascope. Sans doute pas adapté pour la subvention … mais par contre pour le suivi et le partage projet


(JUSTYNA SWAT) #9

Salut !
@ewen et moi venons de regarder l’appel a projet de Mozilla et on vient de se rendre compte que il est plus adapte au Open 3D clinostat que a la platforme Federation. On vient de etudier leur formulaire et nous pensons que c’est une belle inspiration pour notre propre appel a projet. Nous proposons donc que au lieu de remplire notre fichier d’hier tu essaye de remplir le doc Mozilla avant le vendredi. Nous allons praboblement postuler avec Open 3D clinostat en temps que une demand de subvention pour un projet Federation. Cela peut aussi etre PING, Ewen va appeller Julien pour lui en parler
Voici le doc. https://drive.google.com/open?id=1iE6MCJ7g-S_aC33_5OnhuGFEgpIs4bU3jZOozloH0iEIl faut qu’on summet le Initial Funding Concept/Letter of Intent pour le 27 et donc il va faloir que on le traduise un ENG. Est-ce que tu est partant pour cette mission :wink: ? Il faut que tu remplisses les paragraphes de description du projet. Et si tu préfères en français je peux traduire, Ewen peut faire des relectures et coordonner sur l’edition des textes
C’est une belle opportunité pour Open 3D Clinostat, on en parle vite


(BLANCHARD Jean-Philippe) #10

le lien fait un 404 … vérifie s’il te plait


(Cedric) #11

Bien le bonjour à tous, voici un drive pour trois concours de startup technologiques avec un dossier assez allégé mais néanmoins très complet. Vous noterez:

  • Le concours Out of Labs, qui demande une présentation générale du projet
    ** Je pense qu’il faudrait surtout s’inspirer de celui-là, il permet d’aborder tous les aspects du projet
  • Le concours Norbert-Segard qui demande à ce que l’on se focalise beaucoup plus sur la description technique du projet
    ** Risque de décourager les moins technos d’entre-nous mais serait en accord avec notre politique de développer des systèmes spatiaux Open-source
  • Le concours Etincelle qui met beaucoup plus l’accent sur les méthodes, risques et ambition du projet

Pour avoir participé à chacun d’entre eux, la charge de travail reste raisonnable pour celui qui postule puisqu’il ne faut produire “que” 10 pages et elle permet de balayer l’ensemble des aspects du projet. Ensuite, pour le jury, la lecture est relativement aisée du fait du devoir de concision demandé