REX sur l'intégration d'un nouveau projet

Open Space Makers Cercle plateforme
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Bonjour à tous,

J’intègre enfin mon premier projet Fédération, et j’aimerai vous faire part de mon retour d’expérience de mon entrée en matière en vue d’améliorer l’expérience utilisateur.
Si de nombreux aspects sont amenés à évoluer prochainement, ce retour d’expérience peut apporter sa petite pierre à l’édifice.

Le projet en question est Marsproof, qui contient de nombreux sous-projets.

Première étape : la découverte du projet. Je n’ai pas grand chose à en dire, étant donné que je n’ai pas la vision d’un nouvel arrivant, connaissant déjà en partie le projet.
Je clique donc sur Rejoindre le projet et un indique une courte motivation.

Une fois acceptée, je reçois un premier mail pour m’indiquer que j’ai été accepté (merci @lucien :slightly_smiling_face:) , puis un second pour me dire que je suis membre (un peu redondant), et enfin un autre mail pour me dire que j’ai un statut de développeur (en anglais celui-là ; heureusement, je comprends l’anglais mais ce n’est pas forcément le cas de tous).
S’en suit toute une série de mails, un pour chacun des sous-projets, que je n’ai pas forcément indiqué vouloir rejoindre. Donc 11 mails supplémentaires.
Dernier mail reçu : l’accès à Gitlab. Ca fait beaucoup de mails pour commencer, sachant que j’ai de toute façon accès à Git depuis l’espace projet.

J’entre ensuite dans l’espace projet.
5 outils me sont proposés : NextCloud, GitLab, MediaWiki, OpenPoject, et enfin Discourse.
Je vois également :

  • un sommaire, mais n’y accède pas de suite,
  • la liste des membres,
  • la liste des sous-projets,
  • l’emplacement d’un tiers-lieux, qui peut laisser suggérer qu’il n’y a qu’un seul lieu où se tient le projet,
  • la liste des référents du projet, avec la possibilité de les contacter (cliquer dessus ouvre une première fenêtre avec le bouton envoyer, sans possibilité d’y écrire quoi que ce soit, qui me renvoie ensuite une erreur 500)

Etape suivante : la découverte des outils.

  1. Nextcloud. Je dois me réidentifier. C’est simple grâce au SSO, mais redondant avec l’identification sur la plateforme.
    Une fois sur Nextcloud, je lis « Aucun fichier ». Curieux, mais sans doute que les fichiers sont classés au niveau des sous-projets. Ce qui me semble tout de même surprenant car certains sujets peuvent être transverses.

  2. GitLab. J’y vois 3 projets, mais aucun réel contenu. Et pas réellement de présentation.

  3. MediaWiki. J’accède au Wiki Fédération, mais non ciblé sur le projet.

  4. OpenProjet. Plusieurs projets Fédération sont mentionnés, dont Marsproof, mais il aurait été utile d’accéder directement aux tâches du projet. Et il est possible de passer à côté du nom du projet avec une lecture trop rapide, laissant penser qu’il n’y a pas d’action en cours.

  5. Discourse. J’accède en fait à la section Marsproof du forum, qui contient très peu de messages pour un projet qui a une telle antériorité.

Bref, cette première expérience n’est pas très enthousiasmante. Tout laisse penser qu’il n’y a pas d’activité, ce qui n’est pas le cas en réalité.

Si certains points peuvent sans doute être améliorés par l’équipe projet, d’autres peuvent être améliorés au niveau de la plateforme et des outils, et c’est sur ce point que ce REX est destiné.

Poursuite de ma découverte demain, avec les sous-projets et le sommaire :wink:

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Avant de passer à la suite de ma découverte, je tiens à préciser un point important. L’objectif est bien de remonter les impressions que peut avoir un nouvel arrivant dans un projet particulièrement actif.
Je proposerai par la suite quelques axes de réflexion pour améliorer l’expérience utilisateur.

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Poursuite de mes pérégrinations dans la découverte du projet.

Je jette un oeil au sommaire à présent, qui apparait comme ça :
OSM_Sommaire
L’impression que cela me donne, avant de cliquer, est que le premier lien, « Espace projet (…) », doit déboucher sur des sous-menus en raison de l’apparence de la flèche, ou à minima sur une nouvelle page. En fait, le lien n’ouvre aucune nouvelle page. Il me semble que ce menu est généré automatiquement, donc potentiellement améliorable au niveau de la plateforme.
A noter que le lien « Organisation du projet (…) » fournit des liens vers les outils, liens différents de l’espace projet, mais qui permettent bien d’accéder aux outils dédiés au projet, contrairement à l’espace projet.
Par ailleurs, certains liens n’ouvrent aucune nouvelle page. Est-il possible que ces liens soient cassés ?

Concernant la partie sous-projet, rien de particulier à signaler concernant la plateforme.

Que faut-il retenir de cette découverte ?

  • Très belle présentation de la vitrine projet, qui pousse à le rejoindre. Le nombre de membres indique par ailleurs que ce projet est populaire. Cela montre aussi que le process de validation d’un nouveau projet, respecté ici, permet effectivement de mettre en avant un projet. Mais mon avis est peut-être partial car je connais déjà en partie ce projet, qui me fait de l’oeil depuis un moment.
  • La demande d’inscription au projet est simple. Par contre, il faudra peut-être revoir les mails générés automatiquement après avoir été accepté dans le projet. Un seul mail, avec l’ensemble des informations, pourrait peut-être suffire.
  • Concernant les outils proposés, difficile de voir d’où vient le problème. Peut-être est-ce lié aux évolutions de la plateforme. Mais il doit y avoir moyen de vérifier où pointent les liens vers les différents outils, et s’il s’agit des liens par défaut, de proposer aux référents projets de modifier les liens.
  • Pour le sommaire, la manière dont il est présentée me semble déroutant, ou du moins inhabituel. Le premier lien ne sert à rien, à priori. Par la suite, il faudrait pouvoir plus facilement différencier les différents niveaux, à l’image d’un menu et de sous-menus.
  • Il faut un peu trop naviguer dans l’espace projet pour voir comment s’investir une fois avoir été accepté dans le projet. Pourtant, des éléments clés sont publiés sur la première page, accessible depuis le sommaire. Peut-être en raison d’évolutions de la plateforme. Il est peut-être également possible de créer un parcours utilisateur à la création du projet pour amener le porteur du projet à y mettre les informations de base. Cela peut-être fait au niveau de la page statique existante, ou via des fenêtres visant à construire l’espace projet.
  • Concernant le tiers-lieu, est-il possible de préciser plusieurs tiers-lieux ? Je me demande par ailleurs si ça ne risque pas d’induire en erreur certains membres en laissant penser qu’il faut résider à proximité de ce lieu pour participer. Quid également des établissements partenaires, s’il y en a ?
  • Subsiste quelques bugs. Je ferai des tickets si besoin.

Ne sachant pas exactement où en sont les travaux sur les parcours utilisateur, j’espère que ce retour pourra être utile.

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Merci pour avoir pris le temps d’écrire ces retours détaillés Frédérik. Ce qui tombe bien, c’est que tu es aussi dans l’équipe de pilotage de l’amélioration de tout ça :slight_smile:

En lisant tes feedbacks, je vois 3 grandes catégories dans lesquelles les classer :

  • les améliorations à apporter à la plateforme elle-même (bugs, format des sommaires, le nombre de mails reçus quand sous-projets…) : sur ce point, peux-tu les remonter sous forme de tickets dans le gitlab webu ?
  • les améliorations à apporter à la « méthode Fédération » : le contenu des mails standard d’acceptation dans un projet ? Une indication du fait que oui, plusieurs tiers-lieux peuvent être associés à un projet, et qu’on n’a pas besoin d’être à proximité de l’un deux pour le rejoindre ? Sur ces points, à placer peut-être à l’ordre du jour d’un call plateforme.
  • les améliorations à apporter à la façon dont l’équipe projet organise ses outils : sur ce point, il pourrait être pertinent de créer un guide pour les projets ? En leur recommandant de se focaliser sur le parcours d’un nouveau membre, en s’assurant que l’arrivée dans l’espace projet permet de comprendre facilement comment se lancer (au moins jusqu’à l’étape de recevoir un parrain).
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Hello, merci BEAUCOUP Frédérik pour cette relecture très attentive et CR détaillé dans un esprit expérience utilisateur. Ca va nous être précieux.

En effet rocketchat était un bug, et les points que tu soulèves sur le spam de mails sont unn sujet plateforme. voilà quelques idées / pistes de réflexion :

  • Sur la série de mail oui lié à la structure où chaque sous-projet est une brique. Pas de valeur ajoutée à ces emails
  • Pas d’activité sur le forum donc j’enlève le lien également.
  • Gitlab nous n’avons pas d’activité, ça a été pris en main seulement pour voir mais finalement pas utilisé. Je le clôture provisoirement pour clareté mais on pourra le remettre
  • Mediawiki en effet pas d’intérêt à y pointer depuis notre espace projets
  • Openproject on arrive à la racine en effet. pas vu comment
    On n’a pas de fablab défini, en cohérence j’ai enlevé la carte qui pointait vers le technistub

On va voir à la prochaine réunion projet comment simplifier tout ça et actualiser la vitrine, et rendre les infos plus accessibles sans cliquer dans le menu
A+

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Je suis justement en train de relire mes remarques pour voir quels tickets faire. Mais il est difficile à mon niveau de différencier ce qui relève d’un problème plateforme de ce qui relève d’un problème lié aux paramétrages de l’espace projet.

Je propose d’échanger au sein du groupe projet pour mieux séparer les choses (et comme les choses sont bien faîtes, je constate que c’est déjà au programme du prochain point interne :slight_smile: )

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Hello :wink:

Grand merci Frédérik pour toutes ces remontées. Je ne reviens pas sur la structuration proposée par Damien, par contre, je te propose de participer au Call Plateforme de décembre (pour demain, ça va faire juste :wink: ) lorsque les choses auront pu être mises au clair et les besoins de modification sur la Plateforme bien identifiés (plus facile ensuite pour leur bonne prise en compte).