J’ouvre un sujet afin de connaître vos avis et la manière dont vous voyez la mise en place d’un protocole de financements. Le projet BGC arrive à maturation et est bloqué par l’achat de certains composants nécessaires au projet pour être fini.
Il est serait bien d’établir un protocole (listes de tâches, documents, discussions …) nécessaire à l’évaluation de l’obtention de financements ou non de la part de Fédération vers un projet. Ce protocole permettrait une évaluation plus juste et un meilleur suivi et accompagnements des projets par Fédération-OpenSpaceMakers.
Cas particulier de la sélection des projets Fédération :
Nécessité d’un appel à projets publié au moins via plateforme et communiqué via comptes Twitter, Facebook, LinkedIn et mailing list Fédération. Critères de sélection détaillés dans l’appel à projets, au minimum un budget prévisionnel.
Indiquer un niveau maximum de subvention dans l’appel à projets.
Sélection des projets par vote au sein du bureau, à la majorité absolue des votants.
Il appartient à l’équipe proposant un projet pour support financier de Fédération de proposer un échelonnement de paiement de la subvention, sachant qu’un minimum de 10% du montant total ne sera payé qu’après achèvement de la publication sur la plateforme Fédération.
C’est à rediscuter (et mettre à jour) sur plusieurs points, notamment le vote au sein du Bureau : dans un esprit de répartition des responsabilités, j’aurais tendance à dire que c’est le cercle Projets qui fait un vote, le Bureau n’ayant qu’un droit de veto (qui doit être justifié). De même, si le cercle projet estime que les informations fournies ne sont pas complètes, plutôt que de simplement dire “non” à la demande de financement, il doit détailler les points à améliorer pour obtenir le financement.
En complément, je rappelle les exigences de structuration qui sont indiquées sur cette page.
Enfin, je remets ici un principe que nous avions proposé dans un précédent document ou compte-rendu : mettre un plafond à une première demande de financement, par exemple de 1 000€, et d’augmenter ce plafond pour les demandes subséquentes d’un projet donné, au fur et à mesure du gain en confiance vis-à-vis de l’équipe, par exemple passer ensuite à 5 000€ puis 10 000 €.
Au sujet du protocole de demande de soutien FOSM qui est en annexe du document creation_partage_diffusion des savoirs, j’ai quelques retours à faire au cercle projet :
“cette demande pourra être publique” --> dans le cas d’un projet public, à mon avis, elle doit être publique, pour favoriser la transparence sur l’utilisation des ressources Fédération.
“membre responsable” --> la terminologie OSM est “membre référent”
il faudra travailler sur une méthodo de documentation et de suivi de l’aide apportée aux projets, une fois qu’une demande est validée.
Tu penses qu’il faut un document de feedback sur les dépenses réelles de l’argent donné par Fédération? Comme un compte-rendu comptable?
C’est bien ça, j’ai un peu de mal avec les formalismes ahah !
Je pensais à des projets dont le développement est plus controvorsé ou bien que ce soit spécifique à un partenaire Fédération du Jardin qui dans ce cas aurait la nécessité de garder la demande privée. Mais sinon j’approuve totalement ta révision de l’annexe
Tout à fait d’accord. Je fais les modifications adéquates.
Je réfléchis dans un premier temps à la possibilité d’utiliser des tableaux de bord pour un meilleur suivi des projets. La question est de savoir quels indicateurs nous pouvons avoir automatiquement.
Concernant la documentation, tu penses surtout à la documentation du projet ? Si oui, ce devrait être pareil, que le projet soit financé ou non. Il faudra principalement veiller à bien les valider, tout comme les projets non financés.
Comme cette page est publique, il reste quelques réflexions en cours au sein du cercle Projet, et je trouve intéressant de les partager et avoir vos retours.
Il pourrait être utile par exemple de montrer le processus, soit par écrit, soit par un diagramme, soit les 2.
Si on veut aller un cran + loin dans la transparence, on peut mentionner les critères qui nous feront accepter ou pas une demande. (par ex : existence d’alternatives moins cher ou meilleure qualité/prix, opportunités de mutualisation, etc etc)
A moins que explication de l’objectif + liste des pièces ne soit les 2 conditions suffisantes ?
Ce qu’il nous manque également, c’est comment faire une demande de financement.
D’ailleurs, pensez-vous qu’il soit judicieux de mettre sur cette page le document que l’on utilise actuellement pour faire une demande de financement ?
La vérification des livrables est sans doute aussi à décrire (quel type d’informations et quel niveau de détail sont nécessaires).
Que se passe-t-il par exemple si le financement est reçu mais qu’aucun livrable n’est fourni ou achevé ? Précise-t-on seulement ce cas de figure ?
Bref, voici quelques pistes de réflexion à partager
Je suis d’accord avec toi, ca aide à la comprhéension et la transparence. Par contre est-ce judicieux d’afficher cela en public sur le site web?
Ok pour lister les principaux critères en revanche mon avis est de faire attention à ne pas mettre de « niveau » à ses critères sans quoi on risque de devoir financer des projets qui ne le méritent pas forcément ou de ne pas pouvoir financer des projets qui le méritent.
Si on avais un système de financement sous forme d’appel à projets oui ! Mais ce n’est manifestement pas le cas, notre politique est de financer et soutenir des projets fédération existant et non d’attirer des projets dans fédération au moyen de financement. Donc il m’est d’avis de mentionner que fédération peut soutenir financièrement les projets qui en font la demande sur la base des critères qui nous sont chers.
Ainsi, je pense qu’à l’image des CGU, les conditions générales de financements ont plutôt la place dans un document spécifique pas forcément public et que celui-ci doit être vulgarisé sur le wiki. La page web publique dédiée au financement a une mission de « publicité externe »; une autre page web réservée aux membres peut présenter les Conditions Générales de Financement.
Je préconise un fiancement de type « remboursement sur facture » pour les associations et particuliers:
Une demande est faite; une fois acceptée un budget est promis au projet
Le projet réalise ses avancées
Une fois l’intégralité de la somme dépensée, le remboursement est effectué. Si une somme inférieure à la somme demandéea été dépensée, alors fédération paye uniquement la somme dépensée et non celle qui était allouée.
Vu de ma fenêtre, la question est plutôt : pourquoi on ne le mettrait pas en public sur le site web ? Plus c’est public, plus ça amène à challenger, à questionner, et donc à améliorer !
Potentiellement très générateur de travail administratif. Une idée proposée initialement était plutôt d’avoir un montant relativement réduit pour la première demande de financement, déboursé en une fois, les demandes de financement suivantes pouvant être plus importantes, s’appuyant sur la bonne utilisation du premier financement.
Je suis du même avis que @damien.hartmann. De plus, l’objectif n’est pas de dire qu’on donne de l’argent à qui en veut, mais bien d’inciter les projets à éclore et montrer que les aspects financiers ne doivent pas constituer des obstacles.
Il s’agit ici de rester dans les grandes lignes et de servir de guide. D’ailleurs, en pratique, pour la validation des financements, il n’est pas encore clair pour moi quels pourraient être tous les motifs d’accords de financement. Nous en avons déjà listés, mais autant laisser une certaine liberté d’expression. Ce qui nous permettra de compléter notre liste de critères.
Je ne suis pas sûr de bien comprendre, notamment l’aspect « forme d’appel à projets ». Le document de demande sert justement à effectuer la demande. Et cela s’adresse aux projets actifs. Autant rendre ce document facilement accessible.
En effet, nous allons dans la direction indiquée par Damien. Je pense que le temps nous dira si c’est la meilleure option. Est-ce que cela signifie qu’il ne faut pas vérifier les livrables, ce n’est pas certain. Et dans ce cas, il peut être utile d’indiquer aux porteurs de projet ce qui est attendu.
Merci pour vos réponses complètes @damien.hartmann et @frederik.varlet, une fois encore, je m’apperçois que j’ai un point de vue quelque peu différent de la majorité. J’avoue ne pas avoir pensé à la lourdeur administrative de mes propositions.
Pour moi un financement sous « forme d’appel à projet » est un financement qui est destiné à attirer de nouveaux projets. à l’image d’un incubateur dont le but est de ramener de nouvelles start-up en son sein. AInsi, la start-up part l’appat du gain s’engage à rejoindre l’incubateur. Dans ce cas de figure le dossier est téléchargeable rapidement afin d’avoir un maximum de candidats.
Dans notre cas, le financement est destiné à booster nos projets internes. Ainsi, en public il est nécessaire de « montrer que les aspects financiers ne doivent pas constituer des obstacles. » Mais je serais d’avis de faire en sorte que le dossier de financement soit accessible uniquement aux membres (voire sur demande): afin que seul des projets intégrés à FOSM soient éligibles.
Enfin, dans le cas d’une holacratie, je pense qu’il serait intéressant de rendre public toutes les demandes de financements ainsi que les avis du comité de décision. Ca permettrais à chacun d’apprendre, de partager les connaissances et d’augmenter le niveau global des projets.
De toute façon seuls des projets FOSM sont éligibles, puisqu’il faut qu’ils soient publiés sur la plateforme, et donc que ses membres respectent la charte.
Et côté transparence, ma vision est que par défaut tout doit être visible au moins pour tous les membres utilisateurs. Si on demande une restriction à ce périmètre, il faudrait une solide justification
!