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Organisation de l'association Open Space Makers


(Damien) #1

Pour ceux qui ne sont pas encore familiers avec Fédération - Open Space Makers, il y a une association de loi 1901, baptisée “Open Space Makers”, qui porte l’initiative globale, et lui permet d’avoir une manifestation morale. L’association a tenu son assemblée générale de création en octobre 2017.

A l’heure où j’écris ces lignes, il y a 14 membres actifs dans l’association, dont les 5 membres du bureau. Nous nous attendons à ce que ce nombre augmente rapidement dans les mois qui viennent, au fur et à mesure du gain de visibilité de Fédération.
En pratique, cela implique la mise en oeuvre de règles d’organisation et de fonctionnement qui dépassent les seuls éléments indiqués dans les statuts de l’association. On se rend d’ores-et-déjà compte que tenir des vidéoconférences avec plus d’une dizaine de personnes est un défi significatif. Nous travaillons donc sur les méthodes pour conserver un fonctionnement efficace de l’association.

L’un des cadres d’organisation que nous regardons est celui de l’holacratie (https://www.holacracy.org/) : un modèle d’organisation horizontal focalisé sur les missions et objectifs à réaliser, mettant l’emphase sur la clarté des responsabilités et l’autonomie personnelle. Le travail de définition des “cercles” et des responsabilités données à chacun vient de commencer, se pose la question de la formalisation.
On peut tout simplement créer un document texte avec une arborescence. Le principal avantage est la facilité de création, le principal inconvénient est la difficulté de lecture et de navigation lorsque le nombre de rôles et de cercles augmente.
Une alternative que j’ai découverte récemment est Glassfrog (http://app.glassfrog.com/), une application dédiée à la mise en oeuvre de l’holacratie. La navigation dans la version gratuite est simple et intuitive, mais on se rend aussi vite compte des limitations de cette version gratuite (notamment l’impossibilité de créer des cercles au-delà du cercle “général”). Est-ce que quelqu’un a connaissance d’une application alternative gratuite voire open source ? Si non, il faudra peut-être songer à en faire développer une dans le cadre Fédération.

Est-ce que vous avez d’autres suggestions de mode d’organisation à utiliser pour l’association ? Dans un esprit d’amélioration continue, nous sommes à la recherche du maximum de feedbacks sur le sujet !


(Xavier Philippon) #2

Et du coup, on fait comment pour adhérer ?


(Damien) #3

C’est un élément qui est en train d’être implémenté : au lancement de la plateforme, lors de la création de compte, il y aura un lien vers les statuts de l’association et vers la charte, il faudra accepter ces éléments. Et on devient alors membre utilisateur de Open Space Makers.
Il y a aussi le statut de membre actif, pour les personnes qui souhaitent s’impliquer dans le développement de “l’infrastructure” Fédération elle-même, et avoir le droit de vote aux AG, et tout ça.
Donc on te demandera d’accepter les éléments une fois que la plateforme sera live.


(Xavier Philippon) #4

Bonjour Damien,

Petites suggestions pour lancer ou relancer la dynamique du projet.

  • Proposer des subventions et financements directs ou par le biais de concours aux makers qui se lanceraient dans la réalisation de projets estampillés “Fédération”. => Il faudrait que le CNES mette la main au porte-monnaie.

  • Démarcher toutes les écoles et universités ayant des filières techniques et/ou compatibles avec les objectifs de Fédération. Des universités technologiques comme l’UTC, l’UTT ou l’UTBM, ont parfaitement les compétences pour concevoir et réaliser un cubesat ou une expérience à embarquer. Il faut juste leur en donner l’idée et l’envie.

  • Être présent et actif sur les Maker-Faires française. Si vous n’êtes pas déjà inscrit, c’est probablement trop tard pour celle de Paris du 23 au 25 novembre. Il y en a d’autre dans l’année mais plus on attend, plus l’enthousiasme retombe. :frowning_face:


(Damien) #5

Merci pour tes suggestions Xavier. Sur le point 1, c’est d’ores-et-déjà prévu ! Nous pensions initialement lancer un “appel à projets” formel pour bénéficier de financements directs, mais en réalité on a plus simple : tous les projets qui seront créés et documentés sur la plateforme seront potentiellement éligibles. On demande à chaque équipe projet d’aller aussi loin qu’elle peut dans la conception, la réalisation et la documentation sans aide de Fédération, puis une fois qu’elle doit passer à la vitesse supérieure, elle devra faire une demande expliquant ce à quoi le financement va servir et le planning prévisionnel (document d’une à deux pages). Nous allons nous focaliser sur la formalisation de la gouvernance de ce point une fois la plateforme lancée.

Il y aura bien un stand Fédération et une présentation plénière lors de la Maker Faire Paris de cette année :smiley:

Et sur l’aspect communication, en effet nous allons faire de l’outreach très large, dont les écoles techniques. Mais nous visons aussi plus large que seulement les personnes issues de filières techniques - notre objectif est que tout le monde en France entende parler de Fédération, et se dise qu’il y a une place pour chacun !


(Nicolas Warin) #6

En termes de suggestion sur le fonctionnement (ou plutôt sur la capitalisation des différentes expériences en cours et à venir), une des clefs va rapidement devenir (et l’est sans doute déjà) la gestion de la documentation et par extension son partage au plus grand nombre.

Je n’ai pas encore eu le loisir de parcourir l’ensemble des sujets sur les forums, il y a donc certainement déjà des idées d’outils et/ou de méthodologies qui ont probablement déjà été discutées, mais j’ai l’occasion de constater au quotidien que le “knowledge management” est un point majeur de succès dans des projets de haute technologie, même s’il n’est pas toujours pris au bon niveau.

L’autre point pour continuer à faire grandir la Fédération serait, comme suggéré par Xavier (et qui est à priori prévu), de participer à des concours qui rejoignent le périmètre d’Open Space Makers (et sur le spatial, c’est vraiment en train de se développer, Act in Space en étant un exemple parmi d’autres), voire même à terme de créer sous la bannière OSM des évènements de type “hackaton” dans les lieux partenaires.


(Damien) #7

Nous sommes maintenant à 25 membres actifs au sein de l’association Open Space Makers, le besoin de mise en place d’une organisation par cercles, comme évoqué en début d’année dernière, se fait maintenant clairement sentir. C’est notamment le nombre croissant d’actions à mener pour développer Fédération, et la difficulté à tout traiter au travers d’un unique groupe de travail, qui nous pousse dans ce sens. Le but est aussi d’accroître la résilience de l’association, et de réduire sa dépendance à quelques membres “core” très actifs.

Je propose pour commencer de mettre en place les cercles suivants (déjà évoqués dans le document de gouvernance de l’association) :

  • Communication / expansion : qui a le rôle de la gestion de la communication externe de Fédération : alimenter les comptes réseaux sociaux, organiser la participation à des évènements, gérer les relations presses, gérer l’alimentation régulière du blog. Ce cercle pourrait aussi intégrer des sous-cercles de responsabilité régionale
  • Plateforme web : chargé de la recherche d’améliorations à apporter à la plateforme, dont l’étude des outils numériques les plus pertinents pour le support de la collaboration et de la gestion de projets
  • Pédagogie : qui a à la fois le rôle de définir les politiques et méthodes d’accueil des nouveaux membres, et de création et mise à disposition de tutoriaux, MOOCs et autres outils de partage des savoir-faire et connaissances
  • Projets : rôle de think-tank général autour des projets, notamment sur les modes de documentation, sur le lien avec le spatial, et sur les modalités de support aux projets.

Cela en plus du cercle “Général”, qui rassemble au moins les coordinateurs de chaque cercle, et qui est la continuité du point global fait actuellement toutes les deux semaines par visio le lundi soir.

En terme de fonctionnement pratique, je propose la gestion des échanges de la façon suivante :

  • sélection d’un coordinateur par cercle (“lead link”), en charge de représenter le cercle dans les échanges avec d’autres cercles
  • communication interne des cercles via la création d’une nouvelle catégorie du forum “Cercles” contenant des sous-catégories par cercle.
  • réunions par visioconférence avec une régularité et créneau à définir par cercle (bi-hebdomadaire, hebdo, mensuelle…) et avec un CR de réunion publié systématiquement dans le forum

Pour formaliser tout cela, je propose tout simplement pour le moment d’utiliser un tableau partagé sur le Drive de l’association.

Qu’en pensez-vous ? Quelles améliorations / alternatives verriez-vous ?


(Nicolas Warin) #8

Bonjour,

Pour avoir vu des organisations un peu similaires dans d’autres associations (avec des responsables thématiques ou de “groupes”), ça me semble aller dans la bonne direction (la phase de croissance, si elle est importante, étant parfois délicate à négocier).

Sur la communication, rien à ajouter sur la proposition, c’est effectivement peut être à décliner en “régions”, comme tu l’as souligné.
Concernant la plate-forme, idem, sachant que c’est l’outil principal de Fédération et le centre névralgique virtuel de l’association.

C’est peut être sur les deux suivants où il faut faire attention à ce qu’il n’y ai pas trop de recouvrement, ni à l’inverse de point potentiellement non adressé.
Sur la pédagogie, c’est là que l’on retrouvera tout ce qui permet l’aide à la participation et ça va générer également beaucoup de documentation.
Pour la partie “Projet”, l’intérêt serait justement de conserver une bonne vue d’ensemble sur la bonne marche de chaque projet (liste des participants, “planning”, documentation émise, etc.).

Du coup, avec toute la doc qui va être issue des projets et également des cercles, est-ce qu’un cercle “knowledge management” (ou en simple français, gestion de la documentation et archivage) ne pourrait-il pas être envisagé aussi ? Ce cercle serait bien sûr en lien avec celui des outils, puisque l’idée c’est bien aussi de faciliter l’accès de l’information à tout le monde.

Pour ce qui est de la périodicité d’un créneau de réunion, je pense qu’une mensuelle (au moins dans un premier temps) serait déjà pas mal.

Voilà quelques premières idées, pour en discuter.


(Damien) #9

Suite à la réunion de ce soir, une nouvelle catégorie du forum est créée dédiée à la communication au sein des membres actifs de l’association, organisée par cercles, avec pour chacun une sous-catégorie dédiée.

La prochaine étape est pour chaque cercle de fixer le créneau et la périodicité de ses conférences téléphoniques.