Le nombre d’outils dédiés à la communication au sens large commence à être conséquent, et avec l’aide de Camille (WebU), nous avons jugé utile de faire une petite synthèse sur les différents cas d’usages.
L’objectif ici est de faire une petite description des outils de communications disponibles sur la plateforme FOSM pour mieux appréhender les usages et les guides nécessaires à leur utilisation.
Les communications autour de la réalisation ne sont pas évoqués ici, mais elles existent notamment dans les 2 outils de gestion de projet/code source (Open Project et GitLab).
Les outils évoqués sont les suivants :
- forums (discourse)
- chat (rocketchat)
- wiki (mediawiki)
- emails
- mailling-list (framalibre)
Caractéristiques des différents outils
Nous évoquons ci-dessous les caractéristiques principales des différents outils, sachant que les possibilités de chaque outils et les pratiques permettent souvent de « tordre » ces caractéristiques pour faciliter les usages des utilisateurs.
Par exemple, les forums peuvent envoyer des emails de notification, qui sont eux même disponibles presque instantanément sur un smartphone…
Forums
- les discussions sont organisées, faciles à consulter et référencées
- le contexte des discussions est clair et incite à rester sur le sujet
- les discussions sont ouvertes à l’ensemble de la communauté (projet public ou forums généraux)
- les discussions sont indexables facilement (la recherche est efficace)
- les discussions peuvent avoir lieu de manière asynchrone
- les messages sont en général plus longs et mieux construits
- la création d’une réflexion approfondie et la coopération sur les sujets complexes sont facilités
- des discussions peuvent passer inaperçues parmi les utilisateurs
- des réponses peuvent être trop longue à venir rendant les sujets obsolètes
- des discussions peuvent dévier du sujet initial
Recommandé pour :
-> la coopération sur les problématiques complexes, pour plus de participants, pour des sujets sur du plus long terme, pour des sujets nécessitant de la capitalisation ou des avis de la part de la communauté.
Chat
- les discussions sont en temps réel
- les messages sont en général plus court et appel des réponses rapides et des avancées immédiates dans les discussions
- les messages et les discussions peuvent être plus informels (amélioration du lien social)
- l’état des utilisateurs est accessible (connecté, disponible, occupé…)
- la coopération sur des problèmes complexes est moins facile
- la capitalisation est faible (la recherche est inefficace et l’historique n’est pas très satisfaisant à parcourir)
- les informations critiques peuvent passer inaperçues
- pour des groupes larges, les discussions peuvent être chaotiques
Recommandé pour :
-> les discussions informelles quotidiennes, pour les réunions et les besoins d’aides rapides ou urgentes, pour les informations d’avancements informelles sur certaines tâches ou sujets
Wiki
- permet la capitalisation de connaissances de manière efficace et organisée
- limite les interactions entre les participants à la capitalisation
- permet la structuration de la capitalisation de connaissances
- la recherche est particulièrement efficace
- les processus de capitalisation ne sont pas forcément lisibles (ou en tous cas lisibles sur la plateforme)
Recommandé pour :
-> organiser et structurer la capitalisation des connaissances réalisée sur d’autres outils comme les forums, les outils projets, etc. et partager des sujets importants pour toute la communauté et pouvant contribuer à la bonne réalisation des projets.
Emails
L’utilisation des emails ne devrait être à recommander que lorsque l’information correspond à ces critères :
- l’information est privée et doit être limitée aux personnes directement concernées
Liste de diffusion
- permet (mais difficilement) la recherche et la capitalisation (sur les archives)
- peut polluer les utilisateurs avec des messages et/ou des discussions non sollicitées ou non pertinentes
- les discussions peuvent avoir lieu de manière asynchrone
- les messages sont en général plus long et mieux construit
- la création d’une réflexion approfondie et la coopération sur les sujets complexes sont facilités
Les listes de diffusion sont plutôt recommandées pour envoyer des informations descendantes ou organisationnelles nécessaires à l’ensemble des membres de la liste concernée.
Différents types d’informations de communications dans un projet/groupe
- idées à discuter
- point d’avancement mineur
- point d’avancement majeur
- organisation d’une réunion
- gestion d’un projet
- gestion d’une tâche dans un projet
- problème sur un sujet spécifique/technique
- suggestions
Les questions à se poser
- est-ce que j’attend une réponse ?
- quel est la « qualité » de la réponse attendue ? (complexe / simple)
- quel est le délai de réponse attendu ?
- qui est intéressé ? qui peut participer ? mon binôme/référent sur la question ? les membres de mon projet ? les membres de la communauté FOSM ?
- est que ce sujet pourra être « capitalisé », utile dans un autre contexte ? un autre projet ?
- …
A vous pour commentaires/remarques sur ces sujets 